Le travail à distance, la vie telle qu’elle est chez Cake

Par Davy Kestens

Chez Cake, nous n’avons pas eu besoin du coronavirus pour nous rendre compte que le travail à distance présente de nombreux avantages. Lorsque nous avons démarré notre entreprise, nous avons même décidé de ne pas avoir de bureaux du tout. Nous sommes une équipe d’environ 20 personnes, nous travaillons tous à distance, répartis dans trois pays.

En raison de la crise du coronavirus, de nombreuses entreprises sont récemment passées au travail à distance. Ou elles essaient de le faire. Certaines y parviennent mieux que d’autres.

Chez Cake 🍰, nous ne connaissons rien de mieux. Depuis le premier jour, il y a un an et demi maintenant, nous travaillons complètement à distance. Cela signifie que nous n’avons pas de bureaux. Nous n’avons pas non plus d’espace de travail partagé ou d’autre solution de remplacement. 🏢 Nous sommes une équipe d’environ 20 personnes et nous travaillons tous à distance, répartis dans trois pays.

Valeur fondamentale

Pour nous, le travail à distance était un choix délibéré. C’est même l’une des valeurs fondamentales de notre entreprise. 

Nous pensons que le travail est intrinsèquement lié à la vie. En effet, le travail donne un but et une satisfaction personnelle. Et, ensemble, nous sommes responsables de la création du meilleur job de notre vie.👌 

Nous faisons de notre mieux pour éviter les parties de journée sans intérêt et ennuyeuses qu’offre un environnement de travail classique. Les journées de travail à rallonge ne sont pas encouragées, et être constamment occupé n’est pas une caractéristique dont nous tirons une quelconque fierté. Être fatigué ne vaut pas les honneurs. Et nous croyons en la liberté de nos collaborateurs d’évoluer professionnellement et de rechercher leur endroit préféré sur terre où ils sont les plus heureux et les plus productifs.🌴

 Nous appelons cela « Create your own cubicle ».

Cela va de pair avec une autre valeur importante de notre entreprise, l’ownership.

L’ownership consiste à prendre des initiatives et à faire ce qui doit être fait. C’est une question de prise de responsabilité, et de ne pas partir du principe qu’un problème est forcément le problème de quelqu’un d’autre. C’est en fait tout le contraire de reporter les problèmes sur les autres. Cela signifie plus que simplement faire notre travail et être responsable de nos résultats. Cela englobe le devoir d’améliorer les choses, de viser l’excellence et de faire les choses d’une manière qui nous rapproche de notre mission. 

Lorsque nous recrutons des collaborateurs, nous recherchons cette compétence, plus encore qu’un diplôme. Parce qu’elle est cruciale pour parvenir là où nous voulons amener l’application Cake et cruciale pour nous en tant qu’entreprise.

Transparence

La décision de travailler complètement à distance n’a pas uniquement été motivée par l’aspect humain. En plus d’économies incroyables et de l’absence de plaintes concernant la qualité du café du bureau ou la température de l’airco, elle nous oblige à communiquer de manière transparente, tant en interne qu’en externe. 

👉 En interne, cela signifie que chaque membre de l’équipe a accès à toutes les informations possibles, pour les projets quotidiens, mais aussi sur la stratégie et les objectifs à long terme de l’entreprise. L’ordre du jour des réunions hebdomadaires de l’équipe de direction et leurs procès-verbaux sont accessibles à tous les membres de l’équipe.

C’est comme la concentration de forces, appelée Schwerpunktprinzip, utilisée pour la tactique du blitzkrieg (guerre éclair) de l’armée allemande. Mais en plus gentil, beaucoup plus gentil. 🥰 Toutes les unités de l’armée, des services de support au commandement suprême, étaient alignées sur le Schwerpunkt (le but) au moyen du schwerpunktbildung. Grâce à cela, les commandants savaient toujours quelle était la priorité et pourquoi. 

Ainsi, chacun sait toujours ce qu’il ou elle doit faire.

👉 En externe, cela nous permet de respecter une autre de nos valeurs fondamentales : lead in the open, ou le leadership au grand jour. 

Nous opérons dans le monde de la banque et des données. Des univers parfois obscurs, qui communiquent souvent les choses importantes au moyen de pages interminables de petits caractères qui nécessitent un diplôme de Droit pour pouvoir les comprendre. Nous ne sommes pas d’accord avec ce principe et prenons l’initiative d’être nous-mêmes le changement que nous voulons voir. Lorsque les gens reçoivent des informations de notre part et communiquent avec nous, nous le faisons d’une manière ouverte, compréhensible et honnête. Nous instaurons la confiance grâce à la transparence, nous communiquons clairement et ne nous cachons pas derrière des ambiguïtés. Nous sommes ici pour ouvrir la voie, et nous le faisons de manière ouverte et transparente. Toujours. 

Le travail à distance nous oblige à mettre en pratique cette valeur fondamentale. Tous les fichiers, projets et tâches sont partagés. 

Ainsi, notre feuille de route est accessible à tous. Et il ne s’agit pas seulement d’un résumé de notre feuille de route interne. Nous n’avons pas de feuille de route interne. Il n’existe qu’une seule version et elle se trouve sur notre site web. Si nous devons la consulter, nous allons au même endroit que les personnes extérieures qui veulent consulter nos projets.

Il faut que cela reste agréable 

Cela ne veut pas dire que nous ne nous voyons jamais. 

Si nous avons besoin de discuter de quelque chose, nous organisons immédiatement un appel vidéo Zoom. On peut comparer cela au fait de se rendre dans le bureau de quelqu’un lorsqu’on travaille dans un environnement de bureaux. Et nous avons un canal Slack #random qui remplace les discussions à la machine à café. Nous avons des réunions fixes que nous tenons généralement sur Zoom. Nous avons, par exemple, une réunion Zoom tous les quinze jours avec toute l’entreprise.

Mais parfois, nous nous voyons bien sûr aussi en vrai pour discuter de certaines choses ou simplement pour travailler ensemble quand nous en avons envie. Cela peut être dans le salon de quelqu’un (celui de Davy, notre CEO, doit être le salon le plus visité du pays à l’heure actuelle), ou nous louons une salle de réunion ou nous nous réunissons dans un café ou un espace de travail partagé.

Mais nous préférons garder les réunions « live » pour les choses agréables. La vie est trop courte pour être sérieux tout le temps. Nous chérissons les bons moments et célébrons chaque succès, petit ou grand. Les Random acts of happiness dessinent un sourire sur notre visage.😁 

Tous les trois mois, nous planifions une activité avec toute l’équipe : de la bonne nourriture et des boissons, combinées à une activité sympa (par exemple un bowling, un barbecue avec l’équipe, la dégustation d’un gâteau 🍰). Cela rapproche encore plus notre équipe.

Le coronavirus

La crise du coronavirus n’a donc pas beaucoup changé notre façon de travailler au quotidien. 

Les changements induits par cette crise proviennent davantage de l’extérieur.

Nos collaborateurs se retrouvent soudain confrontés à des « colocataires » 👪 qui sont aussi à la maison toute la journée et qui exigent leur part d’espace et d’attention. Cela nécessite quelques adaptations, qui sont différentes pour chacun d’entre nous : des plannings quotidiens serrés à la création de postes de travail supplémentaires en passant par l’achat d’un ordinateur portable supplémentaire 💻 pour l’adolescent qui en a maintenant besoin tous les jours pour faire ses devoirs à distance. Mais nous avons donné à nos collaborateurs la liberté d’organiser tout cela à leur propre rythme, afin qu’ils puissent ensuite reprendre le travail sereinement.

Et sommes aussi confrontés à des clients potentiels, des investisseurs, des fournisseurs et des clients qui ne sont pas habitués à travailler à distance, et qui aujourd’hui, parfois dans la panique, reportent ou reprogramment des réunions planifiées plutôt que de passer simplement aux appels vidéo. 

Ceux qui passent aux appels vidéo ont tous un système différent et leur employeur ou les systèmes de leur entreprise ne leur offrent souvent pas la possibilité de choisir le système qu’ils souhaitent utiliser. 

Outils

En interne, nous utilisons Zoom comme système d’appel vidéo par défaut. Mais aujourd’hui, nous passons facilement sur Google hangouts, Skype, Whereby… à la demande de ceux qui n’ont pas la possibilité de changer d’outil au sein de leur entreprise ou de leur système. Nos systèmes et notre personnel ont la souplesse pour pouvoir basculer entre plusieurs outils.

Voici quelques-uns des outils que nous utilisons habituellement :

💬 Communication d’équipe et de projet : Slack

🤙 Réunions vidéo : Zoom

🗄 Partage de documents : Google Drive

📝 Gestion de projet : Monday

👨 Gestion de la feuille de route : Uservoice 

🖇 Documentation : Gitbook & Lucidchart

✅ Signature électronique des contrats : PandaDoc

📝 Gestion des notes de frais : Rydoo

☕ Café : Faites-le vous-même 

Paré pour l’avenir

La petite équipe de 6 fondateurs des débuts est maintenant devenue une entreprise de plus de 20 collaborateurs. Le travail à distance a également évolué. Pour l’instant, nous ne voyons aucune raison pour laquelle une équipe encore plus importante aurait besoin de bureaux.

Nous espérons que si cette crise dramatique peut aussi apporter de bonnes choses, le travail à distance soit l’une d’entre elles. Les gens et les entreprises apprennent à s’y familiariser à un rythme accéléré. Nous sommes convaincus qu’une fois les premiers obstacles franchis, les expériences seront positives et le temps gagné sera énorme.

Nous sommes impatients de voir cela !

🚀 Did you know Cake was awarded Belgian Startup company of the Year? 🥳
Read all about it in this article.

You might also be interested in reading Tell us about Cake, an interview with Davy Kestens