Werken op afstand, het leven zoals het is bij Cake

Door Davy Kestens

Bij Cake hadden we corona niet nodig om te beseffen dat werken op afstand veel voordelen heeft. Toen we ons bedrijf begonnen hebben we zelfs besloten om helemaal geen kantoor te hebben. We zijn een volledig op afstand werkend team van ongeveer 20 mensen, verspreid over 3 landen.🌎

Door de coronacrisis zijn veel bedrijven recentelijk overgestapt op afstandswerken. Of ze proberen dat te doen. Sommige zijn daarin succesvoller dan andere.

Bij Cake weten we niet beter. Sinds dag één, al anderhalf jaar ondertussen, werken we volledig vanop afstand. Dat betekent dat we geen kantoor hebben, en ook geen vaste co-werkplek of iets anders dat een kantoor vervangt.🏢 We zijn een volledig van op afstand werkend team van ongeveer 20 mensen, verspreid over 3 verschillende landen.

Kernwaarde

Werken vanop afstand was voor ons een bewuste keuze. Het is zelfs één van onze kernwaarden

Wij geloven dat werk intrinsiek verbonden is met het leven. Werk geeft immers een doel en persoonlijke voldoening. Samen zijn we verantwoordelijk voor het creëren van de beste job van ons leven.👌 

We doen ons best om de zinloze dagelijkse en vervelende onderdelen van een klassieke werkomgeving te vermijden. Lange werkdagen kloppen wordt niet aangemoedigd en altijd bezig zijn vinden we niet iets om trots op te zijn. Moe zijn is voor ons geen ereteken. Wel geloven we in de vrijheid van onze medewerkers om professioneel te groeien en op zoek te gaan naar hun favoriete plekje op aarde waar ze het gelukkigst en het productiefst zijn.🌴

Create your own cubicle noemen we dat.

Dit gaat hand in hand met een andere belangrijke bedrijfswaarde, ownership.

Ownership gaat over het nemen van initiatief en doen wat er gedaan moet worden. Over verantwoordelijkheid, en er niet vanuit gaan dat het iemand anders z’n probleem is. Het is het tegenovergestelde van het doorschuiven van problemen naar anderen. Het betekent meer dan alleen ons werk doen en verantwoordelijk zijn voor onze resultaten. Het omvat de plicht om de dingen beter te maken, uitmuntendheid na te streven en de dingen te doen op een manier die ons dichter bij onze missie brengt. 

Wanneer we mensen aanwerven, kijken we naar deze competentie, meer nog dan naar een diploma. Want dat is cruciaal om te geraken waar we willen zijn met de Cake app én als bedrijf.

Transparantie

De beslissing om volledig vanop afstand te werken werd niet alleen gedreven door het menselijke aspect. Naast een ongelooflijke kostenbesparing en het uitblijven van klachten over de kwaliteit van de kantoorkoffie of de temperatuur van de airconditioning, dwingt het ons ook om transparant te communiceren. En dat zowel intern als extern. 

👉 Intern betekent dit dat elk teamlid toegang heeft tot alle mogelijke informatie, voor dagelijkse projecten, maar ook over de strategie en doelstellingen van het bedrijf op langere termijn. De agenda van de wekelijkse vergaderingen van het managementteam en de verslagen ervan zijn voor alle teamleden toegankelijk.

Het is net als het Schwerpunktprinzip dat werd gebruikt bij de blitzkrieg strategie van het Duitse leger. Maar vriendelijker dan, veel vriendelijker. 🥰 Elke eenheid in het leger, van de ondersteunende diensten tot het opperbevel, was gealigneerd over het Schwerpunkt (het doel) door middel van schwerpunktbildung. Waardoor de commandanten altijd wisten waar de prioriteit lag en waarom. 

Dit zorgt ervoor dat iedereen altijd weet wat hij of zij moet doen.

👉 Extern stelt het ons in staat om een andere van onze kernwaarden na te leven: lead in the open

We zijn actief in de wereld van banken en data. Werelden die soms obscuur zijn en die de belangrijke zaken vaak communiceren door middel van eindeloze pagina’s met kleine lettertjes waarvoor je een diploma Rechten nodig hebt om ze te begrijpen. Wij zijn het hier niet mee eens en nemen het initiatief om zelf de verandering te zijn die we willen zien. Wanneer mensen informatie van ons ontvangen en met ons communiceren, doen we dat op een open, begrijpbare en eerlijke manier. We bouwen vertrouwen door transparantie, communiceren duidelijk en verschuilen ons niet achter dubbelzinnigheden. We zijn hier om het voortouw te nemen en we doen dit open en transparant. Altijd. 

Het afstandswerken dwingt ons om deze kernwaarde in de praktijk te brengen. Alle dossiers, projecten en taken worden gedeeld. 

Zo is onze roadmap voor iedereen toegankelijk. En dat is niet zomaar een samenvatting van onze interne roadmap. We hebben niet zoiets als een interne roadmap. Er is één versie en die staat op onze website. Als we die moeten raadplegen, gaan we naar dezelfde plek als de externe mensen die onze plannen willen bekijken.

Het moet plezant zijn

Dit betekent niet dat we elkaar nooit zien. 

Als we iets moeten bespreken, zetten we meteen een Zoom videogesprek op. Vergelijk het met langslopen bij iemands bureau als je in een kantooromgeving werkt. En we hebben een #random Slack kanaal dat het geklets bij de koffiemachine vervangt. We hebben vaste vergadermomenten die we meestal via Zoom houden. Zo hebben we bijvoorbeeld een tweewekelijkse Zoom moment met het hele bedrijf.

Maar soms treffen we elkaar natuurlijk ook live om dingen te bespreken of om gewoon samen te werken als we daar zin in hebben. Dit kan in iemands woonkamer zijn (die van Davy, onze CEO, moet inmiddels de meest bezochte woonkamer van het land zijn), we huren een vergaderruimte of ontmoeten elkaar in een koffiebar of co-working space.

Maar het liefst houden we de live ontmoetingen voor de leuke dingen. Het leven is te kort om altijd serieus te zijn. We koesteren de mooie momenten en vieren elk succes, groot of klein. Random acts of happiness toveren een glimlach op ons gezicht.😁 

Om de 3 maanden plannen we een activiteit met het hele team: goed eten en drinken met een leuke activiteit erbij (denk aan bowlen, een team BBQ, wat taart eten 🍰) maakt ons team nog hechter.

Corona

De Corona-crisis veranderde dus niet veel in onze eigen dagelijkse manier van werken. 

De veranderingen die deze crisis met zich meebrengt, komen meer van buitenaf.

Onze medewerkers worden onverwacht geconfronteerd met huisgenoten 👪 die nu ook een hele dag thuis zijn en hun deel van de ruimte en aandacht opeisen. Dit vraagt om enkele aanpassingen die voor ieder van ons anders zijn: van strakke dagschema’s tot het creëren van extra werkplekken en de aanschaf van de extra laptop 💻 voor de tiener die deze nu elke dag nodig heeft om op afstand schoolwerk te kunnen doen. Maar we hebben onze medewerkers de vrijheid gegeven om dit elk op hun eigen tempo te organiseren, zodat ze daarna met een gerust hart weer aan het werk kunnen.

We krijgen ook te maken met potentiële klanten, investeerders, leveranciers en klanten die niet gewend zijn om vanop afstand te werken en momenteel, soms in paniek, eerder geplande vergaderingen uitstellen of verschuiven in plaats van eenvoudigweg over te stappen op videogesprekken. 

Degenen die wel overstappen op videogesprekken hebben allemaal een ander systeem en hebben vaak niet de flexibiliteit van hun werkgever of bedrijfssystemen om te kiezen welk systeem ze gebruiken.

Tools

Intern gebruiken we Zoom als een standaard video-oproepsysteem. Maar tegenwoordig schakelen we gemakkelijk over naar Google hangouts, Skype, Whereby, … op verzoek van anderen die niet de flexibiliteit hebben om vanuit hun bedrijf of systeem van tool te wisselen. Onze systemen en onze mensen hebben de flexibiliteit om te switchen tussen verschillende tools.

Hier zijn enkele van de tools die we meestal gebruiken:

💬 Team and project communication: Slack

🤙 Video meetings: Zoom

🗄 Document sharing: Google Drive

📝 Project management: Monday

👨 Roadmap management: Uservoice 

🖇 Documentation: Gitbook & Lucidchart

✅ eSignature contracten: PandaDoc

💰 Onkosten management: Rydoo

☕ Koffie: Maak ‘m zelf

Future proof

Wat oorspronkelijk begon als een team van 6 oprichters is inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met meer dan 20 medewerkers. Ook het werken op afstand is opgeschaald. Op dit moment zien we geen enkele reden waarom een nog groter team een kantoor nodig zou hebben.

We hopen dat deze dramatische crisis ook goede dingen kan opleveren, zoals werken op afstand. Mensen en bedrijven leren het nu in een versneld tempo kennen. We zijn ervan overtuigd dat zodra de eerste hindernissen zijn genomen, de ervaringen positief zullen zijn en de gewonnen tijd gigantisch zal zijn.

We kijken er in ieder geval naar uit! 🙌

🚀 Wist je dat Cake werd uitgeroepen tot Belgian Startup Company of the Year?

Lees er alles over in dit artikel.